Tabletop-oefeningen voor crisisteams: klein in opzet, groot in effect

Wat is een tabletop-oefening?

Een tabletop-oefening (ook wel TTX) is een begeleide bespreking van een gesimuleerd incident. In het internationale oefenkader HSEEP van de Amerikaanse FEMA hoort de tabletop bij de discussiegerichte oefenvormen. Een tabletop is volgens FEMA bedoeld om begrip te vergroten, sterke punten en verbeterpunten te vinden, en plannen en procedures te toetsen [1][2]. De WHO beschrijft een tabletop als een begeleide bespreking van een noodsituatie in een informele, weinig stressvolle setting [3]. Een handreiking van Versterken SOC Stelsel Rijk, gepubliceerd via het Nationaal Cyber Security Centrum, omschrijft het zo: deelnemers reageren op een fictief incident "alsof het echt gebeurt" [5].

Daartegenover staan de operationele oefenvormen [1][2][4]:

• Drill: een begeleide activiteit waarin één specifieke handeling of functie wordt geoefend en getoetst.
• Functionele oefening: meerdere functies werken onder tijdsdruk samen in een gesimuleerde situatie; inzet van mensen en materieel wordt meestal nagespeeld.
• Full-scale of live oefening: zo dicht mogelijk bij een echt incident, met echte inzet van mensen en materieel op locatie.

Bij een tabletop van ScenarioGaming staat er letterlijk iets op tafel: een maquette op maat van de locatie, met treinen, voertuigen, afzettingen en symbolen die het team zelf verplaatst.

Project · ProRail IncidentenbestrijdingRangeerterrein KijfhoekHet grootste rangeerterrein van Nederland als speelveld: acht rollen pvc-doek en het materieel van alle ketenpartners.Bekijk het project →

Waarom fysiek anders werkt dan op een scherm

Mijn ervaring (geen onderzoeksresultaat): als een team rond een maquette staat, ontstaat er een andere dynamiek dan wanneer dezelfde oefening op een scherm of digitaal wordt gedaan. Mensen staan op, wijzen, pakken een voertuig op en zetten het neer. Iedereen ziet wat een ander doet. Een besluit wordt zichtbaar op het moment dat iemand een afzetting verplaatst, en daarmee ook bespreekbaar. Wie zich terugtrekt, valt eerder op. Bij een digitale oefening kijkt iedereen vaker naar zijn eigen scherm, en bedient één persoon de muis.

Wat zegt onderzoek daarover?

• Fysieke objecten maken handelingen van anderen zichtbaar. In een experiment aan de RWTH Aachen werkten groepen van twee tot vier mensen aan een interactieve tafel, met of zonder fysieke objecten. Met fysieke objecten waren deelnemers zich beter bewust van wat de anderen deden en reageerden ze sneller; dat voordeel werd groter naarmate de groep groter was [6]. Let op: dat was een spelsituatie in een lab, geen crisisteam.
• Een gedeeld object helpt samen denken. Cognitiewetenschapper David Kirsh beschrijft hoe externe representaties, zoals een schets, schema of bord, een gedeeld object geven om over na te denken, dat blijft staan terwijl de discussie verder gaat [7].
• Echtheid zit niet in de looks. In de medische simulatiewereld pleiten Hamstra en collega's ervoor om het begrip "fidelity" los te laten en de nadruk te verleggen van uiterlijke gelijkenis naar functionele overeenkomst met de echte taak. Volgens hen verklaren begrippen als transfer van het geleerde en betrokkenheid van de deelnemers het leereffect beter dan hoe echt iets eruitziet [8]. Voor een crisisteam betekent dat: als de taak overleggen, afstemmen en besluiten is, hoeft de oefening niet fotorealistisch te zijn om effectief te zijn.
• Eenvoudige middelen, vergelijkbare leerwinst. Een scoping review naar het Emergo Train System, een oefenmethode met whiteboards en magnetische symbolen voor middelen, vond dat zulke "low-fidelity" oefeningen vergelijkbare leerresultaten laten zien als grote full-scale oefeningen, bijvoorbeeld bij triage, communicatie, besluitvorming en het vinden van gaten in plannen. De auteurs noemen ze een kosteneffectief alternatief [9]. Ze zijn ook eerlijk over de grenzen: het gaat om maar zes studies, en gedragsmatige uitdagingen kun je zo niet nabootsen [9].

Communicatie en de juiste vragen stellen

De tabletops die ik voor ProRail maak, zijn niet alleen bedoeld om procedures te doorlopen. Ze zijn er ook om te toetsen hoe een team communiceert. Mijn ervaring: de kern zit vaak in de vragen. Stelt de Algemeen Leider of de OvD-Rail de juiste vragen, op het juiste moment, aan de juiste persoon? Vraagt hij door als een antwoord niet klopt of onvolledig is? En komt de informatie die hij krijgt ook terug bij de anderen aan tafel?

Dat dit ertoe doet, blijkt ook uit de bronnen:

• De OvD-Rail is namens de spoorsector het aanspreekpunt voor de hulpdiensten en adviseert in het motorkapoverleg of CoPI [10]. In een coördinatieplan spoorwegen staat dat hij actuele en juiste informatie moet leveren over veiligheidsrisico's en maatregelen [11]. Wie dat aanspreekpunt is, moet dus zelf ook snel de goede informatie ophalen.
• Een inventarisatie voor het programma "Samen werken aan veilig spoor" laat zien dat hulpdiensten voor veel informatie bij de OvD-Rail moeten zijn. Bereiken ze hem niet, dan halen ze de informatie ergens anders vandaan, en dan is die lastig op waarde te schatten [12]. Ook gebruiken de meldkamers van ProRail en de hulpdiensten verschillende indelingen en locatieaanduidingen (spoorspecifieke aanduidingen tegenover adressen en coördinaten), wat eenduidige communicatie lastiger maakt [12].
• In een NIPV-verkenning naar operationeel crisisleiderschap zeggen leiders dat je teamleden soms moet "activeren door vragen te stellen", en dat je goed moet luisteren om de urgentie uit de informatie te halen [13].
• Na het treinincident bij Voorschoten (2023) concludeerde het NIPV dat het hielp dat crisisfunctionarissen elkaar al kenden uit eerdere inzetten en oefeningen [14].

Waarom een tabletop daar goed voor is (mijn ervaring): in een tabletop kun je het tempo regelen. Je kunt een moment stilzetten en vragen: welke vraag had je hier willen stellen, en aan wie? Je kunt hetzelfde scenario een tweede keer spelen met een andere voorzitter. En omdat iedereen rond dezelfde maquette staat, zie je direct wanneer informatie bij één persoon blijft hangen. Ook onderzoek naar crisisoefeningen pleit voor zulke "stop-en-go"-momenten en voor bewust onverwachte wendingen, in plaats van alleen een voorspelbaar script [15].

Project · NSOvD en meldkamer, Utrecht CentraalEen tabletop van Utrecht Centraal waarop officieren van dienst en de meldkamer samen een incident op het station doorlopen.Bekijk het project →

Kosten, frequentie en 'tussendoor' oefenen

Een live oefening op het spoor vraagt om buitendienststellingen, materieel, figuranten, veiligheidsmaatregelen en veel voorbereiding. Internationale handboeken zijn daar duidelijk over:

• FEMA noemt full-scale oefeningen "typically the most complex and resource-intensive type of exercise" [1].
• Het Europese centrum voor ziektepreventie ECDC schrijft dat een tabletop goedkoper is dan een full-scale oefening, en dat de kosten van een full-scale oefening maar weinig lager liggen dan die van het inzetten van hulpdiensten bij een echt incident [4].
• Ook de inventarisatie spoorincidentbestrijding laat zien dat oefenen op het spoor zelf beperkt wordt: het spoor is druk bezet, er zijn veiligheidsmaatregelen nodig en hulpdiensten hebben weinig tijd om "spoorse" zaken te oefenen [12].

Een tabletop kan daarentegen kort en kleinschalig zijn. Volgens het ECDC varieert een tabletop van een paar uur tot meerdere dagen [4], en HSEEP is flexibel voor kleine oefeningen, bijvoorbeeld door overleggen in de voorbereiding samen te voegen [2].

Mijn ervaring: voor teams die altijd standby staan, zoals OvD's en leiders met piketdienst, is dat niet onbelangrijk. Een tabletop van een uur of anderhalf is "tussendoor" te doen, op de eigen locatie, zonder dat de dienst stilvalt. Wordt iemand opgeroepen, dan gaat de oefening met de rest verder. Daardoor kun je vaker oefenen, en vaker oefenen met kleine variaties levert in mijn ervaring meer op dan één keer per jaar een grote oefening.

Tabletop, digitaal, VR of live: een eerlijke vergelijking

VR-oplossingen zien er tegenwoordig erg goed uit. Met een bril op ervaar je heel fysiek hoe een incident eruitziet; het voelt echt. Dat heeft duidelijke voordelen. Maar elke vorm is sterk in iets anders.

Wat zegt dit over VR?

Een systematische review naar VR-training bij de brandweer vond positieve resultaten voor navigatie, situational awareness en besluitvorming van bevelvoerders, maar telde maar zes studies, deels met oudere apparatuur, en waarschuwt ervoor de uitkomsten niet zomaar door te trekken naar andere hulpdiensten [18]. Een recente review naar extended reality in de ambulancezorg zag betere vaardigheden en meer zelfvertrouwen, maar ook cybersickness, ongemakkelijke headsets en technische problemen, en vrijwel alleen kortetermijnmetingen [19]. Een review over VR bij rampenvoorbereiding noemt hoge aanloopkosten en cybersickness als aandachtspunten [20].

Mijn conclusie (geen bron): VR is sterk als het gaat om wat één persoon ziet en ervaart op de plaats incident. Een tabletop is sterk als het gaat om wat een team samen doet aan tafel: informatie delen, vragen stellen, besluiten. Dat zijn verschillende leerdoelen, en dus geen of-of.

Hoe combineer je ze?

Kies de vorm bij het leerdoel. Het ECDC adviseert een oefenprogramma voor de lange termijn in plaats van losse oefeningen [4]. Mijn advies voor een logische opbouw:

1. Tabletop om rollen, procedures en communicatie scherp te krijgen, vaak en kort.
2. VR of digitaal om het beeld van de plaats incident en individuele beslissingen te trainen.
3. Live oefening af en toe, om alles samen te toetsen onder echte omstandigheden.

En daarna: de lessen ook echt doorvoeren. Het Britse onderzoek naar de coronacrisis stelde dat er onvoldoende was geleerd van eerdere oefeningen, en beveelt onder meer aan om binnen drie maanden na elke oefening een rapport met bevindingen en lessen te publiceren, en binnen zes maanden een actieplan [23]. Een oefening is pas zo goed als wat ermee gebeurt.

Project · ProRail IncidentenbestrijdingHavengebied RotterdamEen tabletopset voor elk spooremplacement in de haven, van Waalhaven tot de Maasvlakte. Elke set in een eigen houten kist.Bekijk het project →

Project · Global Fire CompanyAdvanced Emergency SimulationEen tabletop game voor logistiek managers bij grootschalige incidenten: meer dan honderd voertuigen slim parkeren, en denken aan brandstof, catering en toiletten.Bekijk het project →

Hoe ik daarbij help

Ik ben Laurens Verwijs van ScenarioGaming. Ik maak tabletop-oefeningen en maquettes op maat voor crisisteams, onder meer voor de incidentbestrijding van ProRail.

• Tabletop-oefening voor je crisisteam: een scenario op maat, met een maquette van jouw locatie en begeleiding tijdens de oefening.
• Oefenmaquette op maat: een fysieke maquette die je team steeds opnieuw kan gebruiken, ook voor korte oefeningen tussendoor.
• Oefenen: hoe een oefening bij ScenarioGaming eruitziet, van leerdoel tot nabespreking.
• De BOB-structuur: in een tabletop oefen je ook het doorlopen van beeld-, oordeels- en besluitvorming, met de middelen die je team in het echt gebruikt.

Wil je weten welke vorm past bij jouw team en leerdoel? Neem contact op.